Política de Privacidad

Esta política describe cómo este sitio web maneja la información. Los servicios fiscales y de ITIN implican datos de identidad delicados, por lo que recomendamos que su propio asesor legal revise este texto frente a las prácticas reales de su firma y frente a cualquier obligación estatal o del IRS antes de basarse en él.

ITIN INTERNATIONAL TAX SERVICES (“nosotros”, “nos”, “nuestro”) opera el sitio web en itin.tax. Tomamos en serio la confidencialidad de la información de los clientes, y esta política explica qué recopilamos a través de este sitio web, por qué, y qué hacemos con ello.

Información que recopilamos

Recopilamos únicamente lo que usted elige darnos:

• Envíos del formulario de contacto. Su nombre, su correo electrónico y, si los proporciona, su número de teléfono, su país, el servicio que seleccionó y el contenido de su mensaje.
• Envíos de la solicitud de ITIN en línea. Si completa nuestra solicitud en itin.tax/apply, la información que exige el Formulario W-7 del IRS: su nombre y cualquier nombre de nacimiento, la fecha y el lugar de nacimiento, la ciudadanía, las direcciones, los datos de contacto, los datos de visa y de ingreso cuando corresponda, los datos del documento de identificación, cualquier ITIN anterior, y el motivo por el que solicita. Esto se envía por una conexión cifrada y se almacena en nuestra propia base de datos, no en el correo electrónico.
• Documentos de identificación que usted carga. Imágenes o escaneos de los documentos que adjunta a esa solicitud — normalmente un pasaporte, una cédula de identidad nacional, un acta de nacimiento o una visa. Se guardan en almacenamiento cifrado, separado del registro de la solicitud, y solo son accesibles para nuestra oficina.
• Borradores de respuestas guardados en su propio dispositivo. Para que una solicitud a medio terminar no se pierda, sus respuestas se guardan en el almacenamiento local de su navegador, en su propio dispositivo, hasta que las envíe o las borre. Esa copia nunca sale de su dispositivo salvo cuando envía el formulario, y las casillas de consentimiento deliberadamente nunca se restauran desde ella. Borrar los datos del sitio en su navegador la elimina.
• Registros de pago. Si paga honorarios en línea, registramos el monto, la moneda, a qué correspondía, su número de referencia cuando lo indicó, el correo electrónico y el nombre que ingresó al pagar, los identificadores que Stripe asigna a la transacción, y la fecha en que se pagó. Nunca vemos ni almacenamos su número de tarjeta, su fecha de vencimiento ni su código de seguridad — esos se ingresan en la propia página de pago de Stripe y nunca pasan por este sitio web ni por nuestra base de datos.
• Correspondencia. Correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes del portal intercambiados con nuestra oficina.
• Registros del servicio contratado. Si se convierte en cliente, los documentos y la información necesarios para prestar el servicio para el que nos contrató. Estos se recopilan a través de nuestro portal seguro de clientes, no a través de este sitio web.
• Datos técnicos. Registros estándar del servidor y de la red de distribución de contenido que conserva nuestro proveedor de alojamiento, como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas solicitadas, usados para la seguridad y para mantener el sitio en funcionamiento.

Qué canal usar para la información delicada

Este sitio web tiene dos formularios muy distintos, y la diferencia importa.

• El formulario de contacto es solo para consultas generales. Por favor no ponga en él números de pasaporte, números de Seguro Social, ITIN, fechas de nacimiento ni imágenes de identificaciones. Díganos qué necesita y le indicaremos el canal correcto.
• La solicitud de ITIN en línea es el lugar correcto para esa información. Existe precisamente porque el Formulario W-7 no puede completarse sin ella. Se envía por una conexión cifrada (HTTPS), se almacena en nuestra propia base de datos con control de acceso, y los documentos cargados se guardan en almacenamiento cifrado. Aun así, cargue únicamente los documentos que la solicitud pide.
• Cualquier otra cosa delicada pasa por nuestro portal de clientes cifrado en lugar del correo electrónico ordinario, y lo invitaremos a él cuando sea necesario.

Nunca pedimos una contraseña, un número de tarjeta ni un número de cuenta bancaria por correo electrónico, y ninguna página de este sitio web le pide que escriba en ella un número de tarjeta. Los pagos de honorarios en línea se toman en una página alojada por Stripe, nuestro procesador de pagos — vea Pagar en línea más abajo.

Cómo usamos la información

Usamos la información anterior para:

• responder a su consulta y determinar qué servicio necesita;
• preparar, revisar y presentar su solicitud de ITIN en el Formulario W-7, y verificar y certificar sus documentos de identificación en nuestra calidad de Agente Certificador de Aceptación del IRS;
• permitirle consultar el avance de su propia solicitud, usando el número de referencia que le emitimos junto con el correo electrónico con el que solicitó;
• prestar los servicios para los que nos contrata, incluida la preparación y presentación de declaraciones, solicitudes de ITIN en el Formulario W-7, trámites de apostilla y actos notariales;
• cumplir nuestras obligaciones legales, regulatorias y profesionales, incluidas las aplicables a los Agentes Certificadores de Aceptación del IRS y a los notarios públicos de Florida;
• mantener la seguridad y la integridad de nuestros sistemas; y
• conservar registros del trabajo que hemos realizado para usted.

Nosotros no vendemos su información personal, y no la usamos para publicidad de terceros.

Confidencialidad de la información fiscal

La información que proporciona en relación con la preparación de impuestos se trata como información confidencial del contribuyente. No la divulgamos ni la usamos para ningún fin distinto del servicio contratado sin su consentimiento, salvo cuando la divulgación sea exigida o permitida por la ley.

Servicios de terceros en los que confiamos

Operar este sitio y nuestra práctica implica que un pequeño número de proveedores cuidadosamente elegidos procesan datos en nuestro nombre:

• Netlify — alojamiento del sitio web, procesamiento de los envíos del formulario de contacto, y la base de datos administrada y el almacenamiento cifrado de archivos en los que se guardan los registros de las solicitudes de ITIN en línea y los documentos de identificación cargados.
• Stripe — nuestro procesador de pagos, usado para aceptar pagos con tarjeta de nuestros honorarios. Stripe recopila y procesa los datos de su tarjeta directamente bajo su propia política de privacidad y está certificado conforme al estándar PCI DSS de la industria de tarjetas; nosotros recibimos únicamente el resultado, el monto y los identificadores descritos arriba.
• Karbon — nuestro portal de clientes, usado para el intercambio seguro de documentos, solicitudes y mensajes.
• Google — el mapa incrustado que muestra la ubicación de nuestra oficina, y nuestro Perfil de Empresa de Google desde el que se muestran las reseñas y calificaciones. Cargar una página que contiene el mapa implica que Google puede recibir su dirección IP y establecer cookies bajo su propia política de privacidad.
• Agencias gubernamentales — el IRS, el Departamento de Estado de Florida y autoridades equivalentes, cuando el servicio para el que nos contrató requiere una presentación.

Estos proveedores solo pueden usar su información para prestarnos su servicio.

Pagar en línea

Nuestros honorarios se pueden pagar con tarjeta en itin.tax/pay. Cuando inicia un pago, sale de este sitio web hacia una página segura alojada por Stripe, donde se ingresan los datos de su tarjeta. Esos datos van a Stripe, no a nosotros: nunca llegan a nuestros servidores, a nuestra base de datos ni a nuestro correo electrónico, y no tenemos ninguna forma de recuperarlos después.

Lo que recibimos de vuelta de Stripe es la confirmación de que el pago se realizó, el monto, la moneda, los identificadores de la transacción, un enlace a su recibo, y el nombre y el correo electrónico que dio al pagar. Guardamos eso junto a su expediente para poder mostrarle qué se ha pagado y llevar la cuenta correctamente. Stripe le envía por correo su propio recibo de tarjeta, y nosotros le enviamos el nuestro.

No le exigimos pagar en línea. Si prefiere pagar por otro método, llame a la oficina al (941) 422-5188 y lo organizaremos.

Cookies y rastreo

Este sitio web no establece cookies propias de publicidad ni de analítica. El contenido incrustado de terceros — concretamente el marco de Google Maps — puede establecer sus propias cookies al cargarse. Puede bloquear o eliminar cookies en la configuración de su navegador; el sitio sigue siendo plenamente utilizable si lo hace.

Cuánto tiempo conservamos la información

Los registros de las solicitudes de ITIN en línea y los documentos cargados con ellas se conservan durante el periodo exigido a un Agente Certificador de Aceptación del IRS, y luego se destruyen de forma segura. Si envía una solicitud y decide no continuar, díganoslo y eliminaremos el registro y cualquier documento cargado, salvo aquello que estemos legalmente obligados a conservar.

Los registros de pago se conservan durante los periodos exigidos por las normas de conservación de registros fiscales y contables. Como no contienen datos de tarjetas, no hay nada delicado en ellos que eliminar.

Los envíos del formulario de contacto se conservan mientras sea necesario para responder y dar seguimiento a su consulta. Los registros de los servicios contratados se conservan durante los periodos exigidos por las normas fiscales, notariales y profesionales de conservación de registros, y luego se destruyen de forma segura. Los notarios de Florida están obligados a conservar los registros de los actos notariales electrónicos y remotos durante un periodo fijado por la ley estatal, y cumplimos con ese requisito.

Seguridad

Usamos transporte cifrado (HTTPS) en todo este sitio web. Las solicitudes de ITIN en línea y los documentos cargados viajan por esa conexión cifrada hacia una base de datos con control de acceso y un almacenamiento de archivos cifrado, y nunca se nos envían por correo electrónico. El acceso a la información de los clientes está limitado a quienes lo necesitan para realizar el trabajo.

La página de estado está protegida por diseño: exige tanto su número de referencia como el correo electrónico con el que solicitó, no devuelve ningún dato de identidad — solo hasta dónde ha llegado su expediente — y una referencia equivocada y un correo equivocado producen exactamente la misma respuesta, de modo que nadie puede usarla para descubrir si una persona determinada ha solicitado.

Ningún método de transmisión o almacenamiento es perfectamente seguro, así que le pedimos su ayuda: use el formulario de solicitud o el portal de clientes en lugar del correo electrónico para cualquier cosa delicada, y avísenos de inmediato si cree que alguno de sus números de referencia ha sido visto por quien no debía.

Sus opciones y derechos

Usted puede:

• preguntar qué información personal tenemos sobre usted;
• pedirnos que corrijamos información inexacta;
• pedirnos que eliminemos información que no estemos obligados a conservar; y
• retirar en cualquier momento su consentimiento para contactos futuros no esenciales.

Escriba a hello@itin.tax y responderemos con prontitud. Según dónde viva, puede tener derechos adicionales bajo leyes de privacidad estatales o nacionales; los respetamos cuando nos son aplicables.

Menores

Este sitio web no está dirigido a menores y no recopilamos a sabiendas información de un menor directamente. Una solicitud de ITIN para un hijo dependiente necesariamente incluye los datos de ese menor, y puede incluir un acta de nacimiento o un registro escolar o médico. Cuando nuestra solicitud en línea se usa para un menor, debe ser completada y firmada por un padre, una madre, un tutor u otra persona facultada para actuar por el menor, y tratamos la información del menor bajo las mismas reglas de confidencialidad y conservación que cualquier otra información del contribuyente.

Visitantes internacionales

Atendemos clientes en todo el mundo, y nuestros sistemas y proveedores están ubicados en Estados Unidos. Si se comunica con nosotros desde fuera de Estados Unidos, su información será transferida a Estados Unidos y procesada allí.

Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, actualizaremos la fecha de “última actualización” de arriba. Los cambios importantes se destacarán en esta página.

Contáctenos

Preguntas sobre esta política o sobre cómo manejamos su información:

ITIN INTERNATIONAL TAX SERVICES
719 S. Oak Avenue, Sanford, FL 32771-2530, Estados Unidos
Correo electrónico: hello@itin.tax
Teléfono: (941) 422-5188